FAXで届く注文書を、DocuWorksでの管理はそのままに、RakuOCRで読み取ってデータにし、注文元へ受信確認のFAXを自動で返し、受注データを基幹システムへ渡す。その仕組みの構成例をご紹介します。
この記事は導入事例ではありません。RakuCloudが設計した構成例と、架空のFAX注文書10枚を使った自社での読み取りの検証結果です。実際の構成は、お使いの複合機、DocuWorksのバージョン、受注システムを確認して決めます。
想定している業務と課題
取引先からの注文が今もFAXで届く、卸売業やメーカーの受注業務を想定しています。
- 注文のFAXが1日に数百枚届き、複合機で受信したFAXをDocuWorksで管理している
- 受け取ったことを伝えるため、注文元へ「受信いたしました」のFAXを手作業で返している
- FAXの内容を見ながら、受注システムへ手で入力している
受信確認の返信は、1枚ごとに送り先の番号を確かめてから送る必要があり、件数が多い日ほど手間と送り間違いの心配が増えます。この構成例は、受信確認の返信を自動にし、受注システムへの入力の負担を減らすことを目的にしています。
構成例の全体像
受信したFAXを共有フォルダへ保存するところまでは、お客様の複合機の機能をそのまま使います。新しく用意するのは、共有フォルダを見て処理を進める連携プログラムと、取引先FAX台帳との照合、受信確認の返信、受注データの出力です。RakuOCRは、このうちの読み取りを受け持ちます。
① 複合機で受信し、共有フォルダへ保存する
富士フイルムビジネスイノベーションの複合機には、受信したFAXを紙に印刷せずに共有フォルダへ送る機能があります。有償の追加アプリケーション「ペーパーレスファクス仕分け」では、保存形式をPDF・DocuWorks・TIFFから選べ、FAX番号などの受信情報や受信した日付で文書を仕分けられます。親展ボックスとジョブフローを組み合わせて、受信したFAXを共有フォルダへ自動で転送する方法も案内されています。
転送先は、常に動いているサーバーの共有フォルダにします。個人のパソコンの共有フォルダを転送先にすると、電源が切れているときは転送できず、複合機側でエラーになると案内されています。転送に失敗した文書は複合機のボックスに残るため、失敗に気づける仕組み（通知や定期的な確認）も合わせて決めます。
② 連携プログラムが新しいファイルを見つけ、RakuOCRへ送る
連携プログラムは、共有フォルダに新しいファイルが届いたことを見つけ、1件ずつRakuOCRへ送ります。DocuWorksでの閲覧や保管は今までどおり続けられるよう、元のファイルは移動も変更もしません。処理したファイルを記録し、同じFAXを二重に処理しないようにします。
RakuOCRに渡せるのは、画像（JPEG・PNG・WebP）と1ページのPDFです。受信したFAXをDocuWorks形式で保存している場合は、読み取りの前にPDFへの変換が必要です。複合機の保存形式の設定で対応するか、DocuWorksの機能で変換するかは、お使いの機種とバージョンを確認して決めます。なお、DocuWorks 10の環境でDocuWorksのAPIを使う場合には制限事項があり、制限を解除するには別途ライセンスが必要な機能があると案内されています。複数ページのFAXは、連携プログラムでページごとに分けて読み取ります。
③ RakuOCRでFAX番号と注文の内容を読み取る
RakuOCRの「注文書」の読み取りで、注文番号、注文日、発注者と受注者の名前・連絡先、希望納期、明細（商品コード・品名・数量・単位など）を項目ごとに取り出します。FAX番号には専用の項目がなく、電話番号と一緒に「連絡先」の項目に入ります。連携プログラムは、この連絡先からFAX番号を取り出して次の照合に使います。取り出すときの注意点は、後半の検証で確かめています。
FAXの上端に印字される発信元の行や、複合機の受信情報にある発信元の番号も、使える場合は照合の材料にします。ただし、これらは送る側の機械の設定や回線によって入っていないことがあるため、注文書の本文に書かれたFAX番号を主に使う構成にしています。
④ 取引先FAX台帳と照合する
読み取ったFAX番号を、そのまま返信先に使うことはしません。OCRの結果には読み違いが起こり得るため、番号を1桁でも読み違えると、別の会社へFAXを送ってしまうおそれがあります。そこで、あらかじめ登録した取引先FAX台帳（取引先名とFAX番号の一覧）と照合し、登録済みの番号と一致した場合だけ自動で返信します。
台帳にない番号、読み取れなかった番号、発注者の名前と番号の組み合わせが台帳と合わない場合は、自動では送らず、担当者の確認一覧に回します。担当者が原本を見て番号を確かめてから返信します。
⑤ 「受信いたしました」の定型文を返信する
返信の文面は定型文にし、受信日時と受信枚数を差し込みます。注文の内容（品名や数量）は返信に入れません。内容の確認は、これまでどおり担当者が行います。
FAXの送り方は、お客様の環境に合わせて選びます。
- 複合機の「ダイレクトファクス」：パソコンからファクスドライバーで送信する機能です。使うには、複合機の管理者の設定で使用を許可しておく必要があると案内されています。プログラムから自動で送るときの動きは、導入前に実機で確かめます。
- インターネットFAXのサービス：プログラムからFAXを送る仕組み（API）を持つサービスを使う方法です。サービスの利用料がかかります。
同じFAXへの返信は1回だけにし、夜間・休日の扱いや、広告などの注文ではないFAXを返信の対象から外す条件も決めておきます。受信日時、ファイル名、読み取ったFAX番号、照合の結果、返信の結果を記録しておくと、「返信が届いていない」というお問い合わせにもすぐに答えられます。
⑥ 受注データを作り、受注システムへ渡す
読み取った注文番号、発注者、納期、明細は、担当者が原本と照合・修正したうえで、受注システムの取り込み形式で出力します。受注システムにCSVの取り込み機能があればそれを使い、APIがあればAPIで登録します。商品コードや取引先コードを受注システムのマスタと照らし合わせて変換する処理も、連携プログラムに組み込めます。
OCRの結果は入力の候補です。受注の確定は、これまでどおり担当者が原本と照合して行います。初めは担当者が結果を確かめてからCSVで取り込む運用で始め、読み取りの傾向を見ながら確認の範囲を決めていくのが安全です。
架空のFAX注文書10枚で、読み取りを検証しました
この構成例の要になる「FAX番号の読み取り」がどこまでできるかを、RakuCloudが作成した架空のFAX注文書10枚で確かめました。
検証の条件
| 書類 | 架空の会社10社の注文書・発注書（RakuCloud作成）。書式は3種類です。会社名と番号は実在しません。 |
|---|---|
| FAX番号の書き方 | 「FAX」「ＦＡＸ番号」「Fax.」などの見出し、全角の数字、市外局番のかっこ書きなど、10枚とも書き方を変えました。すべての注文書で、FAX番号のすぐ近くに電話番号も書いています。 |
| 画質 | 受信したFAXの画像を再現しました（白黒、細かい汚れ、かすれ、横の線、わずかな傾き）。10枚のうち3枚は、解像度の低い普通画質で送られた状態にしています。 |
| 読み取り | 公開しているRakuOCRの「注文書」（標準の設定）で、2026年11月12日に読み取りました。帳票の種類は書類の表題に合わせて「注文書」7枚・「発注書」3枚を選び、まとめて読み取りを使いました。 |
| 確かめたこと | FAX番号が正しく読めたか、電話番号と取り違えていないか。あわせて、注文番号、発注者名、明細の品名・数量。 |
結果
10枚すべてで読み取りが完了しました。FAX番号は9枚で正しい番号が結果に入り、読み違えた番号はありませんでした。構成例の照合のルールを当てはめると、9枚は正しい番号へ自動で返信でき、残る1枚は担当者の確認に回ります。
| 確かめたこと | 結果（10枚） |
|---|---|
| FAX番号 | 9枚で正しい番号が結果に入りました。うち8枚は「FAX」の見出しと一緒に読み取れ、電話番号と区別できました。1枚は番号は正しいものの見出しが落ち、結果だけではどちらがFAX番号か分かりませんでした。強いかすれの1枚は、FAX番号の行が結果に入りませんでした。 |
| 読み違えた番号 | 0件。結果に入った電話番号・FAX番号は、すべて原本と一致しました。 |
| 注文番号 | 10枚すべて正しく読み取れました。 |
| 注文日・納品希望日 | 10枚すべて正しく読み取れました（和暦で書かれた1枚も原本どおり）。 |
| 明細 | 31行すべてで、商品コード・数量・単位が正しく読み取れました。品名は1行で1文字の読み違いがありました（「照り焼き」が「煮り焼き」）。 |
| 発注者と受注者 | 4枚で、注文した会社が「受注者」の欄に、宛先の会社が「発注者」の欄に入れ替わって出力されました。 |
| 注文書 | 画質 | FAX番号 | 明細 | 照合のルールを当てはめた結果 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 軽い | 正しく読めた | 3行とも正しい | 自動で返信 |
| 2 | 中程度 | 正しく読めた | 4行とも正しい | 自動で返信 |
| 3 | 中程度 | 正しく読めた | 2行とも正しい | 自動で返信 |
| 4 | 強い（普通画質・全角数字） | 正しく読めた | 3行とも正しい | 自動で返信 |
| 5 | 軽い | 正しく読めた | 2行とも正しい | 自動で返信 |
| 6 | 強い（普通画質） | 結果に入らなかった | 3行とも正しい | 担当者が確認 |
| 7 | 中程度 | 正しく読めた | 5行のうち品名1文字の違い | 自動で返信 |
| 8 | 強い（普通画質） | 正しく読めた | 2行とも正しい | 自動で返信 |
| 9 | 軽い | 番号は正しいが見出しなし | 4行とも正しい | 自動で返信（台帳の番号と一致） |
| 10 | 中程度 | 正しく読めた | 3行とも正しい | 自動で返信 |
「照合のルールを当てはめた結果」は、今回の読み取り結果に、構成例の照合のルール（発注者と受注者の両方の連絡先から番号を取り出し、取引先FAX台帳のFAX番号と一致し、その取引先の会社名も結果に含まれる場合だけ自動で返信する）を当てはめて確かめたものです。架空の取引先10社の台帳を用意して確かめました。返信のFAXは実際には送っていません。
分かったことと、構成への反映
- FAX番号が「発注者」と「受注者」のどちらの連絡先に入るかは、書式によって変わりました。連携プログラムでは欄を決め打ちせず、両方の連絡先から番号を取り出して台帳と照合します。
- 見出しが落ちて、電話番号とFAX番号の区別がつかないことがありました。台帳に登録されたFAX番号と一致した番号だけを返信先にすれば、電話番号へ送ることはありません。
- FAX番号の行が読めなかった1枚は、自動では返信せず担当者の確認に回ります。この1枚は、FAXの上端の発信元の行に番号が印字されていました。この行も読み取りの対象に加えることを、導入時の改善点として検討します。
- 品名の読み違いのように、明細には人の確認が必要です。商品コードを受注システムのマスタと照らし合わせると、品名の読み違いに気づきやすくなります。
架空の注文書10枚での検証のため、実際のFAXで同じ結果になることを保証するものではありません。導入を検討する際は、お客様が実際に受け取っているFAX（個人情報を伏せたもの）で同じように検証してから、照合のルールと確認の範囲を決めます。
導入前に確認すること
| 確認すること | 内容 |
|---|---|
| 複合機 | 機種、受信したFAXを共有フォルダへ送る機能（追加アプリケーションの有無）、保存形式（PDF・DocuWorks） |
| DocuWorks | バージョン、PDFへの変換方法、APIを使う場合のライセンス |
| FAXの送り方 | 複合機のダイレクトファクスを使えるか、インターネットFAXのサービスを使うか |
| 取引先FAX台帳 | 取引先ごとのFAX番号の登録状況と、台帳を更新する担当・時期 |
| 受注システム | CSVの取り込み、またはAPIでの登録ができるか。項目とコードの対応 |
| 件数と時間帯 | 1日の枚数、受信が集中する時間帯、夜間・休日の扱い |
| 例外の扱い | 複数ページ、訂正・再送のFAX、手書きの追記、注文ではないFAX |
| 動かす場所 | 外部のAIへ送ってよいか、お客様のサーバーやクラウドに構築するか |
標準機能とカスタマイズ
RakuOCRの標準機能は、画像と1ページのPDFの読み取り、結果の確認・修正、コピー、CSV・JSONでの出力、読み取り履歴での確認、最大10件のまとめて読み取りです。共有フォルダの監視、DocuWorks形式からの変換、FAX番号の取り出しと台帳の照合、FAXの自動返信、受注システムへの連携、業務の件数に合わせた処理の設計は、お客様の環境に合わせて開発するカスタマイズです。
データの取り扱い
RakuOCRでは、読み取りに成功した書類の原本と読取結果を、ご本人だけが確認できる「読み取り履歴」に7日間保存し、自動で削除します（いつでも削除できます）。クレジットカードは保存しません。外部AIへの送信と保持条件の詳細はRakuOCRのプライバシー説明をご確認ください。
注文書には、取引先の担当者名や連絡先が書かれています。業務で使う場合は、外部のAIへ送ってよいかを社内の規程と照らして確かめてください。RakuOCRをお客様のサーバーやクラウドに構築して使う方法も選べ、保存の期間も業務に合わせて設定できます。詳しくはRakuOCRのプライバシーの説明をご確認ください。
よくある質問
DocuWorksでの管理をやめる必要はありますか？
ありません。連携プログラムは共有フォルダのファイルを読むだけで、元のファイルは移動も変更もしません。DocuWorksでの閲覧・保管・仕分けは今までどおり続けられます。
1日に数百枚のFAXにも対応できますか？
公開しているRakuOCR（無料でお試しいただける版）は、1日に読み取れる件数に上限があります。業務で多くのFAXを読み取る場合は、件数や受信が集中する時間帯に合わせて、専用の環境を設計します。
FAX番号が書かれていない注文書はどうなりますか？
FAX番号を読み取れない場合は自動では返信せず、担当者の確認一覧に回します。FAXの上端の発信元の行や、複合機の受信情報から番号が分かる場合は、担当者がそれを確かめて返信します。
間違った番号へ返信してしまうことはありませんか？
自動で返信するのは、読み取った番号が取引先FAX台帳に登録された番号と一致した場合だけです。台帳の番号が古いと正しく届かないため、台帳を更新する担当と手順も決めておきます。
複数ページのFAXはどうなりますか？
FAX番号は通常1ページ目に書かれているため、1ページ目で照合します。明細が複数ページにわたる注文書は、ページごとに読み取って明細をつなげる処理を連携プログラムに組み込みます。
参考にした一次情報
- 富士フイルムビジネスイノベーション「ペーパーレスファクス仕分け」
- 富士フイルムビジネスイノベーション「複合機に受信したファクスをパソコンに転送したい（複合機でのペーパーレスファクスの新規設定）」
- 富士フイルムビジネスイノベーション「ダイレクトファクスを送信したい（Windows）」
- 富士フイルムビジネスイノベーション「DocuWorks 10でのDocuWorks Development Toolkitのご利用について」
DocuWorksは富士フイルムビジネスイノベーション株式会社の登録商標または商標です。記載の内容は2026年11月12日に各ページで確認したものです。機種やバージョンによって異なる場合があります。
FAX注文書の読み取りを試す
RakuOCRの「注文書」は、ログインするとすぐに無料で試せます。お手元のFAX注文書（個人情報を伏せたもの）で、FAX番号や明細がどう読み取れるかをご確認ください。
DocuWorksや受注システムとの連携、FAXの自動返信のご相談は、お問い合わせからどうぞ。お使いの環境を伺い、構成と検証の進め方をご提案します。
FAX注文書の読み取りで気をつけたい点は、FAX注文書をOCRでデータ化する方法でも紹介しています。